Wie richte ich ausgehende Belege ein?

Überblick

Ausgehende Belege sind grundsätzlich alle Dokumente, die nach ihrer Erstellung versandt werden sollen, ob digital per E-Mail, ausgedruckt per Post oder auf sonstige Weise. In metasfresh kann man standardmäßig jeden im Zusammenhang mit bestimmten Transaktionen erzeugten Beleg sofort manuell weiterverarbeiten (ausdrucken, versenden usw.). Bei steigendem Auftragsvolumen kann es aber mit der Zeit zunehmend schwieriger werden, den Überblick zu behalten, besonders wenn manche Belege erst zu einem späteren Zeitpunkt oder gesammelt verarbeitet werden sollen.

Um diese Herausforderung zu meistern, können ausgehende Belege in metasfresh individuell für eine Vielzahl von Geschäftsfällen konfiguriert werden. So können Belege wie Rechnungen, Lieferscheine, Mahnbriefe usw. an einer zentralen Stelle unter dem Menüpunkt “Ausgehende Belege” gefiltert, verwaltet und ihrem jeweiligen Verwendungszweck entsprechend effizient und jederzeit nachvollziehbar entweder einzeln der Reihe nach oder kollektiv weiterverarbeitet werden.

Schritte

1. Gehe ins Menü und öffne das Fenster “Ausgehende Belege Konfig”.
2. Erstelle einen neuen Konfigurationseintrag.
3. Gib in das Feld DB-Tabelle einen Teil des Namens der Datenbanktabelle ein, für die Du die ausgehenden Belege konfigurieren möchtest, und klicke auf den passenden Treffer in der Dropdown-Liste, z.B. “Mahnart”.
4. Optional: Wähle ein Druck-Format aus, z.B. Mahnbrief (swat).

   Hinweis: Wird kein Druckformat angegeben, wird automatisch das für die jeweilige Belegart standardmäßig definierte Druckformat verwendet.

5. Optional: Wähle einen Dokument Basis Typ aus, falls die Konfiguration nur für eine bestimmte Belegart aus der gewählten Datenbanktabelle gelten soll, z.B. Basistyp Auftrag aus der Tabelle Auftrag/Bestellung.
6. Optional: Setze ein Häkchen bei In Druck-Warteschlange, wenn die fertiggestellten Belege automatisch an die Druckwarteschlange weitergleitet werden sollen.
7. Optional: Setze ein Häkchen bei Warteschlangen-Eintrag sofort verarbeiten, wenn ein in die Druckwarteschlange eingereihter Beleg direkt als Druckauftrag weiterverarbeitet (gedruckt) werden soll.
8. metasfresh speichert automatisch.
   
   

Nächste Schritte (optional)

• Richte ein E-Mail-Postfach für ausgehende Belege ein.
  • Optional: Richte ein E-Mail-Server-Routing für ausgehende Belege ein.
• Versende ausgehende Belege per E-Mail.
• Richte ausgehenden Belege für das Mahnverfahren ein.
• Richte ausgehenden Belege für die Serienbrief-Funktion ein.
• Richte einen Drucker in metasfresh ein.

Beispiel