Wie exportiere ich Buchungsdaten? (DATEV-Export)

Überblick

Mit metasfresh kannst Du Buchungen und Stammdaten (Sachkonten/Personenkonten) ganz einfach über die DATEV-Schnittstelle exportieren. Durch den Einsatz beider Dienste in einem Unternehmen wird dank der automatisierten Verbuchung von Belegen und dem bequemen Export sämtlicher Buchungsdaten sowie Stammdaten zu Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) nach DATEV eine doppelte Datenpflege vermieden. Auf diese Weise erfolgt der Austausch zwischen Deinem Büro und dem des Steuerberaters nahezu papierlos und mit geringstem manuellen Aufwand, auch bei einem hohen täglichen Umlauf an ausgehenden und eingehenden Rechnungen.

Nachfolgend werden die Mindestanforderungen und notwendigen Schritte beschrieben, um von einem frisch eingerichteten metasfresh-System mit ursprünglicher Datenbank über die Bearbeitung eines Auftrages oder einer Bestellung zu einem Export von Buchungsdaten zu gelangen.

Voraussetzungen

1. Richte eine neue Organisation ein oder verwende die standardmäßig enthaltene “metasfresh AG”.
2. Erfasse eine Bankverbindung (IBAN).
3. Steuerkategorien stehen standardmäßig zur Verfügung und müssen nur bei Bedarf manuell angelegt werden.
4. Zahlungsbedingungen stehen standardmäßig zur Verfügung und müssen nur bei Bedarf manuell angelegt werden.
5. Lege ein Preissystem an samt Preisliste (je nach Bedarf für Verkauf und/oder Einkauf) und Preislistenversion (siehe auch “Preise definieren”).
6. Erfasse einen neuen Kunden und/oder Lieferanten samt Bankverbindung (IBAN).
7. Produktkategorien stehen standardmäßig zur Verfügung und müssen nur bei Bedarf manuell angelegt werden.
8. Erfasse ein neues Produkt samt Einkaufs- und/oder Verkaufspreis (je nach Bedarf).

Schritte

Auftrag und/oder Bestellung erfassen

• Folge dieser Anleitung zur Erstellung eines Auftrags samt Lieferschein und Rechnung.
• Folge dieser Anleitung zur Erstellung einer Bestellung samt Wareneingang und Rechnung.

Nach jeder Rechnungserstellung werden Buchungen vorgenommen, die Du unter dem Menüpunkt “Buchungen” einsehen kannst. Über die verknüpften Belege der fertiggestellten Rechnung kannst Du auch direkt zu den jeweiligen Buchungen springen (unter FINANZEN und dann “Buchführungs-Details” in der Sidebar).

Buchungen exportieren

1. Gehe ins Menü und öffne das Fenster “Buchungen Export”.
2. Erstelle einen neuen Eintrag.
3. Stelle über die Felder Buchungsdatum von und Buchungsdatum bis den Zeitraum ein, in dem die zu exportierenden Buchungen erfolgt sind.
4. Optional: Setze ein Häkchen bei Bereits exportierte ausschließen. Anderenfalls werden Buchungen aus vorherigen Buchungsexporten für den gleichen Zeitraum in diesen Eintrag übernommen und erneut exportiert.
5. Starte die Aktion “Erstelle Zeilen zum Export”. Es werden alle relevanten Buchungszeilen in die Registerkarte “Lines” des Exporteintrages übernommen.
6. Starte die Aktion “In Datei speichern”. Es öffnet sich ein Overlay-Fenster.
7. Wähle das DATEV Export Format default aus.
8. Klicke auf “Start”, um die Exportdatei zu erzeugen und das Overlay-Fenster zu schließen. Es öffnet sich das “Speichern unter”-Dialogfenster.
9. Übernimm den vorgeschlagenen Dateinamen oder vergib einen neuen und speichere die Datei in einem Verzeichnis Deiner Wahl.
10. Bewege Dich in dieses Verzeichnis und öffne die Datei in einem Tabellenkalkulationsprogramm, z.B. Microsoft Excel.